Як перевести PDF у Word та Excel безкоштовно

Договір, прайс чи рахунок прийшов у PDF, а в ньому треба виправити цифру або порахувати суму. Розповідаємо, як дістати текст і таблиці з PDF, навіть якщо це скан.

PDF створений для того, щоб документ виглядав однаково на будь-якому пристрої. Саме тому його так незручно редагувати. Щоб змінити умови договору, оновити прайс чи звести суми, документ потрібен у Word або Excel.

Є два типи PDF, і від цього залежить результат. У текстовому PDF літери можна виділити мишкою – такий файл перетворюється точно. Скан або фото документа – це картинка, і текст із неї треба розпізнавати.

ІнструкціяЯк перевести PDF у Word або Excel: 4 кроки

1. Відкрийте конвертерПерейдіть у сервіс PDF у Word та Excel. Реєстрація не потрібна.
2. Завантажте PDFДо 40 МБ і до 60 сторінок. Якщо це скан, залиште увімкненим «Розпізнавати скани».
3. Перевірте й виправтеОригінал показано зліва, результат – справа. Натисніть на абзац чи клітинку, щоб виправити. Сумнівні місця підсвічено жовтим.
4. Завантажте файлWord – для тексту, Excel – для таблиць, TXT – якщо потрібен лише текст.

РезультатЩо переноситься, а що ні

В Excel кожна сторінка PDF стає окремим аркушем. Суми на кшталт «7 900,50» записуються як числа, тож їх можна одразу додавати. Коди з нулями попереду й номери телефонів лишаються текстом, щоб нулі не зникли.

СканиЯк отримати добрий результат зі скану

Скануйте рівно і з роздільністю 300 dpi. Перекошений або дрібний текст розпізнається гірше.

Уникайте тіней і згинів. Фото документа на телефон підійде, якщо аркуш лежить рівно й освітлений без тіні від руки.

Перечитайте цифри. Найчастіші помилки – плутанина 0 і О, 1 і І, 4 і А. Сервіс підсвічує місця, в яких не впевнений.

Якщо потрібна лише таблиця з файлу Word, а не з PDF, скористайтеся сервісом Таблиці з Word в Excel і навпаки.

ЧесноСервіс дістає текст. Оформлення документа – окрема робота

Конвертер переносить зміст: текст, заголовки й таблиці. Він не зробить документ гарним. Якщо комерційна пропозиція, прайс чи бланк мають виглядати на рівні бренду, потрібен шаблон у фірмовому стилі – з логотипом, шрифтами й кольорами компанії. Такі шаблони ми розробляємо на замовлення: поліграфія та документи.

Розпізнаний документ – це чернетка. Перед тим як надсилати його клієнту чи в бухгалтерію, порівняйте з оригіналом суми, дати й реквізити.

ПеревіркаЯк зрозуміти, текстовий PDF чи скан

Відкрийте файл і спробуйте виділити мишкою одне слово або натисніть Ctrl + F і знайдіть слово, яке точно є на сторінці.

Якщо слово виділяється й знаходиться – це текстовий PDF: його створили з Word, Excel, бухгалтерської програми чи онлайн-банку. Конвертація буде точною.

Якщо виділяється вся сторінка цілком або пошук нічого не знаходить – це скан чи фото. Текст доведеться розпізнавати, і результат залежить від якості зображення.

Буває й змішаний варіант: договір надрукували, підписали, відсканували й зберегли в PDF. Такий файл теж є сканом, навіть якщо спочатку він був текстовим.

ВибірКоли потрібен Word, а коли Excel

Один і той самий PDF можна завантажити в обох форматах: спершу Word для тексту, потім Excel для таблиць. Повторно завантажувати файл у сервіс не потрібно.

ПорівнянняІнші способи перевести PDF у Word

Чесно про альтернативи: іноді вони зручніші.

Microsoft Word. Сучасний Word уміє відкривати PDF сам: «Файл» → «Відкрити» → обрати PDF. Працює добре з простими текстовими документами, гірше зі сканами й складними таблицями. Потрібна ліцензія.

Google Диск. Завантажте PDF на Диск, натисніть правою кнопкою → «Відкрити за допомогою» → «Google Документи». Сервіс розпізнає й скани. Мінус – документ потрапляє у хмару, а оформлення таблиць часто втрачається.

Платні онлайн-конвертери. Дають точніше збереження верстки, але зазвичай обмежують кількість безкоштовних файлів на день і обробляють документ на своєму сервері.

Сервіс BOMBA DESIGN. Безкоштовно, без реєстрації й без лімітів на кількість файлів; документ не залишає ваш комп’ютер; результат можна виправити до завантаження. Не переносить картинки й складну верстку.

Після конвертаціїТипові проблеми і як їх виправити

Рядки розірвані посередині речення. У PDF кожен рядок зберігається окремо. Сервіс склеює їх в абзаци, але в документах із нестандартною версткою частину доведеться з’єднати вручну.

Таблиця «з’їхала». Трапляється, коли в PDF клітинки не мали рамок або містили кілька рядків тексту. Перевірте шапку таблиці й останній рядок із підсумком.

Числа не додаються в Excel. Якщо клітинка вирівняна ліворуч – це текст. Найчастіша причина: зайва літера чи пробіл усередині числа після розпізнавання скану.

Дати перетворилися на числа або навпаки. Виділіть стовпець і задайте формат клітинок «Дата».

Замість літер – незрозумілі символи. Так буває з PDF, у яких шрифт вбудовано нестандартно. Попросіть відправника зберегти PDF заново з вихідної програми.

ПитанняЧасті запитання